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Software de Gerencia Electrónica de Documentos

Cams, C.A. Ofrece flexibles, inteligentes y fácilmente integrables soluciones de manejo de documentos, para satisfacer las necesidades de organizaciones privadas y gubernamentales. Estamos asociados a Sobtec, Inc. con base en los Estados Unidos. Nuestra función principal es la de integrar soluciones tecnológicas para solucionar problemas a nivel comercial.

Fortdox se construye en la ventaja de los documentos en papel, más que en abandonar los papeles por completo. Los documentos son escaneados por página o en lote, y una fotocopia de alta resolución es mantenida en línea. Las carpetas pueden seguir siendo impresas, enviadas, archivadas, recuperadas y
publicadas en Internet, pero estas funciones son sólo el comienzo. Fortdox, agrega ventajas enormes en cuanto a la capacidad de ingresar páginas de documentos de contenido activo.

Fortdox utiliza la tecnología avanzada de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres para producir textos ASCII de los documentos escaneados. Al producir textos con OCR, se libera el contenido de sus archivos al permitir búsquedas por texto completo así como búsquedas por campos de plantilla y nombres. ASCII es un formato estándar de la industria, y que es universalmente “comprendido” por las PCS. Permite la migración fácil de la data de un medio de archivo a otro y garantiza la lectura, en el futuro, de sus documentos no obstante la evolución de la tecnología.

Con Fortdox, usted mantiene la flexibilidad y portabilidad de sus documentos en papel, mientras añade los enormes beneficios de un archivo digital. Sobtec le permite buscar miles o millones de documentos por el nombre del archivo, nombre de la carpeta, campos asignados, o cualquier otra palabra en la página.

Actualmente, la mayoría de los documentos se encuentran en papel, microfichas o microfilme y mantenidos en archivadores o cajas, generando una barrera física que restringe el acceso a los mismos.

Fortdox está diseñado para resolver los problemas básicos de encontrar información archivada. Estudios han demostrado que un profesional típico invierte de treinta minutos a dos horas al día únicamente buscando documentos, tomando del tiempo disponible para hacer uso de la información. Fortdox resuelve este problema al simplificar drásticamente el proceso de archivo y al proveer de rápida búsqueda, recuperación y distribución de todos los documentos contenidos dentro del sistema.

Ten siempre los documentos importantes a la mano:

Usando nuestros servicios siempre tendrás tus documentos disponibles para ser usados en lo que necesites. Y podrás acceder a ellos desde tu oficina, casa o desde cualquier lugar donde te encuentres. Nuestros
sistemas de seguridad siempre te permitirán mantener tus documentos seguros.

Mejore el rendimiento de sus empleados:

Usando nuestros servicios los empleados podrán buscar en nuestras bases de datos todos los documentos que necesitan sin tener que perder tiempo en dirigirse a otras oficinas para buscarlo.

Reduzca costos operativos:

Podemos reducir los costos operativos, ya que nuestros servicios te permiten maximizar el acceso de todos los documentos ofreciéndote mayor rendimiento y seguridad.

Reduce emails, Fotocopias y llamadas entre empleados:

Con nuestros servicios reduce el tiempo que un empleado se dirige a otra para que le facilite documentos para poder realizar sus trabajos eficientemente. Los empleados tendrán acceso a todos los documentos que necesiten para cumplir con su trabajo.

No permitas que se pierdan tus documentos:

Nuestros servicios te permitirán nunca traspapelar ningún documento. Nosotros te lo almacenamos y siempre los tendrás disponibles. Con nuestros procesos especiales de almacenamiento siempre tendrás una
copia que puedas usar.

Aumenta el rendimiento de la Empresa:

El tiempo de trabajo y los gastos se reducen ofreciéndote ganancias adicionales que te pueden ayudar a mejorar tu negocio.

Usa y reusa tu información:

Nuestros sistemas te permiten usar los documentos una y otra vez. Cuantas veces quieras sin poner en riesgo que tus documentos se alteren de mano en mano y siempre estén disponibles sin problemas de que se pierdan o se dañen.

¿Cual es el proceso de el manejo electronico de documentos?

Los documentos son escaneados dentro del sistema. El sistema de manejo de documentos los guarda dentro del disco duro de la computadora o disco óptico. Luego los documentos son indexados. Cuando una persona quiere más adelante leer un documento, utiliza las herramientas de recuperación disponibles en el sistema
de manejo de documentos. Cuáles documentos pueden ser leídos y qué acciones se pueden realizar en los mismos, dependerá del nivel de autorización previsto por el Administrador del sistema de manejo de documentos.

El Manejo electronico de documentos comprende los siguientes elementos:

• Escaneo

Los avances de la tecnología de escaneo permite realizar la conversión del documento físico al digital de una manera más rápida, fácil y menos costosa. Un buen escáner le permitirá fácilmente ingresar documentos físicos a su computadora.

• Indexación:

El sistema de indexación crea un sistema de almacenamiento organizado de documentos que permite recuperar los documentos de una manera más simple y eficiente. Un buen sistema de indexación hará que los procedimientos y sistemas existentes sean más efectivos.

• Almacenaje

El sistema de almacenaje provee de un repositorio confiable y de largo término para sus documentos. Un buen sistema de almacenamiento guardará documentos modificables, volúmenes crecientes y tecnología avanzada.

• Recuperación:

El sistema de recuperación utiliza la información acerca de los documentos, incluyendo índice y texto, para encontrar las imágenes almacenadas en el sistema. Un buen sistema de recuperación, encontrara los documentos precisos fácil y rápidamente.

• Acceso:

La capacidad de ver los documentos deberá ser otorgado sólo a aquellos que lo necesiten, con la flexibilidad de controlar el acceso al sistema. Un buen sistema de acceso hará que los documentos puedan ser revisados sólo por aquellas personas que estén autorizadas, ya sea en la oficina principal, en alguna otra ubicación o
a través de la Internet.